Verwaltungsleitung

Tätigkeitsprofil

Hauptaufgaben

1. Schülerzahlen und Wachstum

Die Priorität der Schule ist ein stabiles Wachstum durch solide Schülerzahlen, eine hohe Schülerbindungsrate und einen klar definierten Aufnahmeprozess.

· Als wichtiges Mitglied des Strategieausschusses gestaltet und setzt sie, gemeinsam mit der Schulleiterin und dem Vorstandsmitglied für Strategie, eine erfolgreiche Strategie zur Einschreibung um.

· Sie ist verantwortlich für den gesamten Zulassungsprozess und dessen kontinuierliche Verbesserung: von der ersten Anfrage, über den Schulbesuch/Tag der offenen Tür, persönlichen Kontakt mit den jeweiligen Abteilungen (Kindergarten, Grundschule, Intensivsprachkurs, Gymnasium) bis zur Einschreibung.

· Sie leitet und beaufsichtigt alle Mitglieder des Zulassungsteams, von der Marketingkoordinatorin, über die Veranstaltungsmanagerin bis zur Sekretärin, und stellt sicher, dass die vom Strategieausschuss vorgegebenen Strategien effektiv umgesetzt werden.

· Sie arbeitet eng mit den Leitungen des Kindergartens, der Grundschule, der Intensivsprachkurse (IC) und der Oberstufe zusammen, um sicherzustellen, dass potenzielle Familien während des gesamten Aufnahme- und Nachbetreuungsprozesses eine einheitliche und zeitnahe Betreuung erhalten.

· Sie erfasst Kennzahlen zu Einschreibungen und Schülerbindung sowie erstattet Bericht an die Schulleiterin und den Strategieausschuss zu dessen Fortschritten.

2. Betriebsaufsicht

Alle nicht-pädagogischen Bereiche der Schule unterstehen dieser Position; da diese Teams zumeist erfahren sind und mit einem hohen Maß an Eigenständigkeit arbeiten, handelt es sich hierbei um eine Rolle der strategischen Aufsicht, Rechenschaftspflicht und Ressourcenverteilung, nicht um das tägliche Aufgabenmanagement.

· Personalwesen: Direkte Führung der Finanzbuchhalterin, des Haustechnikers und des Verwaltungsteams. Dazu gehören die Pflege und Überarbeitung der Personalhandbücher, die Festlegung und Nachverfolgung von Leistungszielen für alle unterstellten Mitarbeiter sowie Leistungsbeurteilungsprozesse. Beaufsichtigung der Personalverwaltung für nicht-lehrendes Personal (Verträge, Sozialleistungen, Compliance) und Unterstützung der Schulleitung bei Verwaltungsaufgaben im Rahmen der Einstellung von Lehrkräften.

· Finanzen: Gewährleistung einer soliden Budgetierung, der Finanzberichterstattung an die Schulleiterin und den Vorstand, der Koordinierung von Wirtschaftsprüfungen sowie der finanziellen Nachhaltigkeit in Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung und dem Schatzmeister des Vorstands.

· Beschaffung: Beaufsichtigung der Beschaffungsaktivitäten gemäß den Richtlinien der Schule, wobei die Einhaltung der Vorschriften, angemessene Kontrollen, eine wettbewerbsorientierte Beschaffung und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sichergestellt werden.

· Gebäude und Sicherheit: Sicherstellung, dass das Schulgelände gepflegt, sicher und geschützt ist und dass die Investitions- und Sanierungsplanung solide ist, in Zusammenarbeit mit dem Haustechniker. Aufrechterhaltung solider interner Kontrollen, eines Risikomanagements und der Notfallvorsorge in allen Betriebsbereichen.

· Verwaltung: Sicherstellung, dass die täglichen Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung der einzelnen Schülerinnen und Schülern und Familien reibungslos und professionell ablaufen.

· IT und Systeme: Betreuung der Verwaltungssysteme der Schule, der IT und der Digitalisierungsmaßnahmen in Abstimmung mit dem IT-Administrator.

3. Außenbeziehungen und Governance

· Die Verwaltungsleitung ist primärer Ansprechpartner der Schule in Verwaltungsangelegenheiten gegenüber deutschen Behörden, Behörden in Québec und auf föderaler kanadischer Ebene sowie anderen Förder- und Aufsichtsbehörden, um die Einhaltung von Vorschriften und die fristgerechte Berichterstattung sicherzustellen.

· Pflege der administrativen Beziehungen der Schule zur QAIS (Quebec Association of Independent Schools) und anderen deutschen Auslandsschulen in Nordamerika sowie zu anderen relevanten institutionellen Netzwerken.

· Unterstützung des Schulvorstands und seiner Ausschüsse durch Berichterstattung, Analysen und Empfehlungen.

· Gewährleistung der Einhaltung geltender kommunaler, provinzieller, bundesstaatlicher und deutscher Vorschriften, die für das duale Schulsystem und den dreisprachigen Status der Schule relevant sind.

· Unterstützung von Maßnahmen zur Mittelbeschaffung, Sponsoring und Einbindung der Schulgemeinschaft in Zusammenarbeit mit dem Verein „Freundeskreis der AvH“.

Anforderungsprofil

Qualifikationen

· Einschlägige akademische Qualifikationen wie ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzwesen oder einschlägige Berufserfahrung; ein weiterführender Abschluss ist von Vorteil.

· Fortschrittliche Führungserfahrung in den Bereichen Schülerzahlen/Wachstum, Finanzen und Betriebsabläufe, idealerweise in einer Schule oder einer gemeinnützigen Einrichtung.

· Einschlägige Erfahrung, die effektive Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägte analytische Fähigkeiten belegt.

· Nachweisbare Erfolge beim Aufbau oder der Verbesserung eines Zulassungs- bzw. Einschreibungsprozesses.

· Sicherer Umgang sowohl mit einem kleinen operativen Team (Einschreibung & Wachstum) als auch mit erfahrenen, selbstständigen Führungskräften (Betrieb).

· Fundierte Finanzkenntnisse und professioneller Umgang mit Mitarbeitern und Vorstand sowie bei Präsentationen vor diesem.

· Flüssige Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.

· Englischkenntnisse sind erforderlich, um den überwiegend nicht französischsprachigen Kundenstamm der Schule sowie interne und externe Interessengruppen, einschließlich deutscher diplomatischer und konsularischer Behörden, zu betreuen und relevante Unterlagen angemessen zu erstellen und zu verwalten.

Persönliche Eigenschaften

Der ideale Kandidat:

· zeigt Selbstbewusstsein und Glaubwürdigkeit im Umgang mit allen Interessengruppen, aktuellen und potenziellen Familien sowie den Mitgliedern des Schulvorstands gleichermaßen.

· führt erfahrene, selbstständige Mitarbeiter durch Vertrauen, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit statt durch Mikromanagement.

· denkt strategisch über Wachstum nach und bleibt dabei operativ bodenständig.

· kommuniziert klar und deutlich in deutschen, kanadischen und quebec‘schen institutionellen Kontexten (Ministerien und Verbände).

· versteht es in Zusammenarbeit mit dem Schulleiter und den Mitarbeitern mehrere Prioritäten und komplexe Projekte effizient und mit Liebe zum Detail auszutarieren.

· schafft Vertrauen durch Transparenz, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte serviceorientierte Einstellung.

· verbindet strategische Weitsicht mit einem praktischen, lösungsorientierten Ansatz.

Bewerbungsverfahren

Interessierte Bewerber sollten ihren Lebenslauf per E-Mail im PDF-Format an folgende Adresse senden:

George Metrakos

Personalausschuss

Vorstand der Alexander von Humboldt Schule Montréal

george.metrakos@avh.montreal.qc.ca

george.metrakos@avh.montreal.qc.ca