Verwaltungsleiter/in (Vollzeit)

Tätigkeitsprofil

Die Leitung der Verwaltung der gesamten Schule umfasst:

• Klare, transparente, empathische, motivierende und wertschätzende Personalführung des Verwaltungsteams und Durchführung wöchentlicher Teambesprechungen
• Koordinierung der Verwaltungsarbeit für die erweiterte Schulleitung sowie eine effiziente Durchführung und proaktive Beaufsichtigung von administrativen Prozessen
• Beaufsichtigung der Liegenschaften und von Dienstleistern, Reisevorbereitungen für Mitarbeiter und Besucher, Unterstützung bei der Kalenderführung, der Compass-Schülerdatenbank sowie der Organisation von Schulveranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Weihnachtsbasar)
• Effizientes Finanzmanagement, einschließlich Planung und Überwachung des Verwaltungsbudgets, regelmäßige Absprachen mit der Buchhalterin der Schule, Aktualisierung von Versicherungen und Zuschussanträgen
• Unterstützung bei der Personalverwaltung (HR-Management) und Personalgewinnung, einschließlich bei Stellenausschreibungen, Vorstellungsgesprächen, Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Beantragung von Führungszeugnissen (Garda Vetting) und der personalrechtlichen Beratung der Mitarbeiter
• Enge Zusammenarbeit und regelmäßiger Austausch mit der Schulleitung, der Buchhalterin, dem Schulvorstand, der Parents Association (Elternvertretung) und ggf. Vertretern des Lycée Français International
• Engagement bei außerordentlichen Veranstaltungen (z.B. Tag der offenen Tür)

Enge Zusammenarbeit mit irischen und deutschen Behörden:

• Pflege von Datenbanken und Erstellung von Jahresberichten und Statistiken für irische und deutsche Behörden sowie Bearbeitung von Anträgen
• Ansprechperson für alle Anfragen von deutschen Behörden, z.B. Deutsche Botschaft, Zentralstelle für das Auslandschulen (ZfA), Kultusministerkonferenz (KMK) sowie deutsche Verbände (Weltverband Deutscher Auslandsschulen, Goethe-Institut)
• Ansprechperson für alle Anfragen von irischen Behörden (z.B. Department of Education, Joint Managerial Body Secretariat of Secondary Schools)
• Regelmäßige Teilnahme an persönlichen Fortbildungsseminaren und Konferenzen, auch in Deutschland und anderen europäischen Ländern

Unterstützung des Schulvorstands (als Bevollmächtigter des Vorstands):

• Bindeglied zwischen dem Vorstand und der Schule
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen, Ausschusssitzungen und der Jahreshauptversammlung und Gewährleistung, dass alle Vorstandsunterlagen ordnungsgemäß organisiert und abgelegt werden
• Teilnahme an den Vorstandssitzungen (mindestens einmal pro Monat während der Schulzeit)
• Sicherstellung, dass die in den Vorstandssitzungen gefassten Beschlüsse dem Personal mitgeteilt und zeitnah umgesetzt werden

Anforderungsprofil

• Hochschulabschluss in Betriebs- oder Volkswirtschaft, Verwaltungswissenschaft oder ein vergleichbarer Abschluss
• Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und/oder Personalmanagement
• Teamfähigkeit (Empathie; interkulturelle Sensibilität; klare, zielorientierte und wertschätzende Kommunikation; Fähigkeit, Aufgaben und Arbeiten verlässlich zu delegieren)
• Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Zeitmanagement
• Verlässlichkeit, Flexibilität und Vertrauenswürdigkeit
• Eigenständiges Arbeiten mit Softwareprogrammen und Datenbanken
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und eigenständig Lösungen zu finden
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Weitere Informationen

Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld mit einem angenehmen Arbeitsklima, flachen Hierarchien und der Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
Wenn Sie das Anforderungsprofil und die geforderten Qualifikationen erfüllen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Es erwartet Sie ein aufgeschlossenes und engagiertes Team bei St. Kilian's.

Bewerbungsverfahren

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und ggf. weiteren Unterlagen in einer zusammenhängenden PDF-Datei mit dem Betreff "Bewerbung: Head of Administration/Verwaltungsleiter" bis zum 16. März 2023 an chair@kilians.com
 
Karl Schäckermann, Vorsitzender des Schulvorstands
Deutsche Schule Dublin CLG 
St. Kilian's German School Dublin
Roebuck Road, Clonskeagh, D14 P7F2, Ireland